此部分包含可用於在查詢中創建計算字段的表達式或者為查詢提供條件。您可以在查詢中使用條件來限製所處理的記錄。
•文本操作—
表中的表達式使用&和+運算符組合文本字符串，並使用內置函數對它們進行操作。
1.If創建一個名為“全名”的字段，該字段顯示“名字”和“姓氏”字段中的值。
2.創建一個名為Address的字段，用於顯示值。
3.創建一個名為Product function的字段，以使用左邊的函數顯示產品名稱的值。
4.創建一個名為Type code的字段，然後使用正確的函數顯示值的最後兩個字符。
5.創建一個名為“區域代碼”的字段。
6.命名計算字段和使用函數，以計算應用折扣的總項目。
•一個算術運算-
可以使用表達式將值加、減、乘和除到兩個或多個字段或控件中。
1.它創建了一個字段，在一個名為Prime freight的字段中顯示運費加10%。
2.創建一個名為Order Amount的字段，該字段顯示產品的值。
3.創建一個名為Lead Time的字段，然後顯示“所需日期”和“發貨日期”值之間的差異。
•數據操作-
所有數據庫都存儲和跟蹤日期和時間。您可以通過在數據類型中設置日期和時間字段來使用它。
•SQL聚合函數-
它的作用是對數據進行彙總，或者可以說，對數據進行求和、計數和平均。它允許計算查詢中的記錄數量，計算運費的百分比，並計算所有訂單的平均運費，以組合在一個總查詢中。
•缺少數據的字段-
在這裏，表達式顯示了如何處理可能缺少信息的字段，比如那些未知或未定義的值。您會遇到空值，例如新產品的未知價格或員工忘記添加的值。找到空值和值的能力可能是數據庫操作的關鍵部分。
•帶有子查詢的計算字段-
您可以使用子查詢來創建一個計算字段，該字段顯示關於類別名稱的數據，類別表中的產品Id與產品Id相同。
•匹配文本值和數據標準-
在這裏，表達式確定全部或部分文本值。日期條件表達式演示了在條件表達式中日期和相關函數的使用，即發貨日期、所需日期和訂單日期。
•〇尋找丟失的數據
空值表示沒有信息，不表示零或任何值。訪問支持丟失信息的想法，因為這些概念在數據庫的概率中起著至關重要的作用。在這裏，數據庫必須能夠記錄顯示字段為空或包含值的客戶訂單的信息。
•用LIKE -匹配記錄模式
當您試圖匹配遵循模式的行時，LIKE操作符提供了靈活性，因為您可以使用LIKE與通配符和已定義的Access模式進行匹配。它查找Ship Name字段中的所有記錄。
•用SQL聚合匹配行-
域聚合函數必須有選擇地求和、計數或平均值。它會顯示所有的訂單。
•用子查詢匹配字段-
您可以使用子查詢來計算條件的值。它顯示了產品價格，高於平均水平的單價，以及每個銷售代表的收入。
•更新查詢-
可以使用更新查詢修改數據庫中一個或多個字段中的數據。該字段由標題、項目啟動日期和確認代碼組成。
•年代QL語句-
SQL(結構化查詢語言)是一種用於Access的查詢語言，用於創建查詢。設計視圖也可以用SQL來表示。它顯示First和Last Name字段中的值，並顯示product Id和product Name的值。它還記錄類別id的類似匹配。
表表達式:
在這裏，有兩種方法使用表中的表達式-
•字段默認值-
無論何時設計數據庫，都可能希望為字段分配默認值。這裏，Access提供默認值。當創建包含該字段的新記錄時，或者當對象包含該字段時，將創建控件。表表示字段的默認值，如果控件綁定到表中的字段，則優先使用該控件。
•字段驗證規則—
使用表達式，可以為字段或控件創建驗證規則。要創建驗證規則，必須標識字段的屬性或控製它。該組件保存顯示違反規則的文本。
宏觀表達式:
有時，如果給定條件為TRUE，您可能希望在宏中執行某個操作。它必須解析TRUE或FALSE值。
記錄排序和過濾
我們知道Access允許我們處理大量的數據。但是，在查詢或操作這些數據時，對人類來說非常困難，幾乎是不可能的。因此，我們使用MS Access應用程序提供的排序和過濾功能來簡化我們的任務。排序和篩選是兩個工具，可以幫助我們按照所需的格式組織數據，然後查看數據。讓我們來逐一了解一下:
- 排序:在排序中，您按照特定的邏輯順序組織數據。這導致存儲的數據比未排序的數據更容易閱讀和理解。有許多方法可以對數據執行排序。默認情況下，記錄按其id號排序。其他一些方法包括:按姓名、姓氏、order_date、城市、郵政編碼、類別等排序。
- 過濾:此功能允許您隻查看想要查看的記錄或數據。在創建篩選器時，您可以為要查看的數據設置標準或約束。然後，過濾器會隱藏不需要的數據或記錄，隻向您顯示所需的數據或記錄。這提高了效率，減少了不必要的數據引起的分心。